Lean i offentlige virksomheter - Hvordan oppleves Lean i Departementenes Sikkerhets- og Serviceorganisasjon?

Abstract

Sammendrag Denne oppgaven omhandler hvordan en Lean-implementering har påvirket ansatte i en offentlig virksomhet. Virksomheten som undersøkes er Departementenes Sikkerhets- og Serviceorganisasjon (DSS). Oppgaven er en kvantitativ studie av de ansattes subjektive oppfattelse av hvordan Lean påvirker faktorene kvalitet, effektivitet og fokus på kjerneoppgaver. Ved å se på disse faktorene fra et medarbeiderperspektiv søker studien å belyse problemstillinger knyttet til Lean på en ny måte. I tillegg til et fokus på medarbeideren skiller studien seg fra mye annen forskning ved at den fokuserer på en offentlig virksomhet med et bredt spekter av tjenestetilbud. Problemstillingen i oppgaven er «Hvordan oppleves Lean i DSS?». Denne operasjonaliseres gjennom fem forskningsspørsmål og er videre brutt ned til konkrete spørsmål som har dannet grunnlaget for en spørreundersøkelse. Undersøkelsen ble sendt ut til alle fast ansatte i DSS. Mye av oppgavens omfang vies til å beskrive den empiriske konteksten. Den historiske fremveksten av Lean presenteres, før konseptet ses i sammenheng med offentlige organisasjoner. Hvordan DSS er organisert og hvilke oppgaver de løser er sentralt for forståelsen, sammen med hvilken tilnærming virksomheten har til implementering av Lean. DSS har arbeidet med implementering av Lean siden 2018. For å belyse empirien som bringes frem gjennom denne undersøkelsen presenteres tre organisasjonsteoretiske perspektiver og en gjennomgang av kravene som stilles til organisasjonen som skal arbeide under en Lean-filosofi. Teorien har til hensikt å hjelpe leseren med å forstå empirien, og de forskjellige perspektivene tas i bruk for å analysere resultatene fra undersøkelsen. Metoden som er brukt gir studien et deskriptivt design hvor det er benyttet en utvalgsundersøkelse for å innhente data. Det teoretiske utvalget består av alle fast ansatte i DSS. Resultatene av undersøkelsen viser at de ansatte har god forståelse av Lean. Det eksisterer en kultur for endring i DSS og en utbredt oppfattelse av at Lean er et hensiktsmessig verktøy for å innføre endringer. Dette gir DSS et omdømmeløft ved at organisasjonen fremstår som kostnadseffektiv og ny-tenkende. Studien kan suppleres med ytterligere forskning, enten ved å tilføre kvalitativ forståelse ved å intervjue et utvalg ansatte i DSS, eller den kan suppleres med å undersøke andre offentlige organisasjoner som benytter seg av Lean.

Abstract This paper explores how implementation of Lean methodology have affected employees in a Norwegian public service. The subject is the Norwegian Government Security and Service Organisation (GSSO). The thesis is a quantitative study of the employees’ subjective impression of the effects that Lean has had on the three factors efficiency, quality and focus on core tasks. The study aimed to shine a new light on Lean-related issues by analysing these factors as seen from the employees’ perspective. In addition to taking on an employee-based perspective, the study stands out from other research by reviewing a Norwegian public service with a broad spectrum of services. The topic for this thesis is «How is lean perceived in the GSSO?». This is broken down to five research questions which form the basis of the questions which make up the core of the survey. This survey was distributed to all full-time employees of the GSSO. A significant portion of the thesis is dedicated to laying out the empirical context. The historical forming of Lean is outlined, and the concept is then presented in conjunction with public services. The GSSO’s organisation and tasks is important to understand in relation to their approach to implementing Lean. The GSSO has worked on implementing Lean since mid-2018. To better understand our empirical findings, three organisational perspectives are outlined, following a short section where the requirements for the organisation which is implementing a Lean philosophy are pointed out. This theory is aimed at helping the reader understand the empirical findings, and the organisational perspectives are utilized in analysing the results from the survey. This study takes on a descriptive design where a sample survey is used to gather data. The sample consists of all full-time employees of the GSSO. The results from this survey suggest that the GSSO’s employees have a good understanding of Lean. There appears to be a culture for change, and a broad acceptance of Lean as an appropriate tool for implementing change. This gives the GSSO a better external standing by giving the impression of being cost-efficient and innovative. This subject may be explored with further research. One suggestion is to explore it qualitatively by interviewing select subjects in the GSSO. This study might also be repeated on other governmental organisations which have implemented Lean methodology.